在企业的采购管理中，采购管理系统起着关键作用，它涵盖采购申请、采购订单管理、采购入库和采购退货等诸多重要功能，旨在帮助企业提升运营效率、降低采购成本以及优化供应链从而实现利益最大化。然而，很多企业在采购管理过程中面临一系列难题，具体如下：

采购流程方面：供应商管理混乱，准入流程不规范，新供应商引入流程不透明，线下准入流程效率低，信息杂乱且难以共享，供应商信息缺乏统一维护，更新效率低下。货物流管理方面：数据填报繁琐，收发货等环节数据填报困难，一线员工漏填误填情况频发，可视化工具薄弱，货物流全流程数据难以串联，数据追踪困难。询报价管理方面：询报价流程效率低，依赖传统 Excel、邮件等方式，智能化程度弱，数据整合以人工为主，出错率高。数据决策支持方面：订单状态、交付情况、成本等经营数据缺失，财务收支对账不清，收付统计缺失，容易脱离掌控，库存实时数据难统计，预警缺失，采购补货不及时。

今天我就用一文给大家详细介绍采购管理系统的搭建流程及方法。文中涉及的采购管理系统相关内容将以简道云为例进行阐述，简道云采购管理模板结合其自定义能力，可深度满足企业个性化需求，如供应商信息库、采购需求汇集、实时库存管理、采购成本 / 价格管理等，并实现自定义业务经营数据分析，有效解决采购管理全流程核心痛点。

注：本文示例所用方案模板：简道云采购管理系统，给大家示例的是一些通用的功能和模块，都是支持自定义修改的，你可以根据自己的需求修改里面的功能，自助获取模板看这里：

一、采购管理的流程

先来看一下采购管理的业务流程

在 SCM 采购供应链中，采购管理部分完整业务流如下：

看板组成

采购管理部分是由采购申请、采购需求池、采购询报价、采购订单以及相关统计看板组成，如下：

二、搭建方法

2.1 采购申请

采购申请是采购人员根据补货、库存预警、工单需求等实际情况，向管理员提出采购申请。采购申请表单包括采购申请信息、采购产品明细以及需求审批，如下：

2.1.1 关联其他表单数据

采购申请信息中，「入库仓库」字段通过 关联其他表单数据，与「仓库信息」表单关联，操作如下：

2.1.2 需求审批流程节点设置

为保证采购申请的必需性，采购申请需得到主管的需求审批同意后，方可进行采购询报价环节，在流程中添加需求审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：审批结果、不通过原因等。

具体设置如下：

2.1.3 「采购需求池-子拆主辅助表」智能助手设置

「采购需求池-子拆主辅助表」智能助手 是用于当审批结果修改为“审批通过”时，自动向「采购需求池」表单修改或新增采购信息。

在「采购申请 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」，如下：

具体的触发动作和执行动作设置均已在模板中给出，如下：

2.1.4 效果演示

1）采购员根据需求进行采购申请填报：

2）当主管收到待办后，进行需求审批：

2.2 采购需求池

采购需求池主要是存放所有采购需求，包括采购需求信息、采购产品明细以及需求状态，表单设计如下：

2.2.1 智能助手

在采购需求池部分通过以下三个 智能助手，进行数据同步：

采购需求池-子拆主辅助表：当采购申请的审批结果修改为“审批通过”时，自动向「采购需求池」表单修改或新增采购信息；采购询报价-子拆主/回写状态：当采购询报价的审批结果修改为“审批通过”时，自动向「供应商价格表」表单修改或新增采购价格信息并修改「采购需求池」表单中的询报价状态；采购订单-回写采购信息：当采购订单的审批结果修改为“审批通过”时，自动向「采购需求池」表单修改采购状态和已采购数量。

具体设置均已在模板中给出，如下：

2.3 采购询报价

采购询报价是企业按需向供应商进行询价，供应商报价给业务员，企业管理者再对供应商报价进行审核，完善了企业采购供应链对采购价格的全流程把控。

采购询报价是由供应商信息、采购发起询价、供应商报价以及报价审批组成，其表单设计如下：

2.3.1 选择数据

供应商信息和采购产品明细均通过 选择数据 分别从「供应商档案」、「采购需求池」表单中选择对应的供应商及报价需求信息。

以供应商信息通过选择供应商档案表单，查询并展示供应商信息为例，操作如下：

2.3.2 公式编辑

采购询报价中报价截止日期、标准价折扣率、税额等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「标准价折扣率」为例，操作如下：

2.3.3 流程设计

采购询报价流程是由询价发起节点、填写供应商报价以及审批节点组成，在对应节点中开放表单中的相关字段权限，具体设置如下：

2.3.4 效果演示

1）企业按需进行产品询价：

2）业务员根据供应商报价进行报价信息填写：

3）采购主管对供应商报价进行审核，判断是否满足要求：

2.4 采购订单

采购订单是指，企业根据询报价表单数据，选择合适的供应商进行采购的订单流程。当企业提交采购申请后，可查看采购数据，如：订单明细、财务明细、采购入库、采购退货以及采购订单执行跟踪。

其表单设计如下：

2.4.1 公式编辑

采购订单中采购数量、采购原价总额、整单折扣率等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「采购数量」为例，设置公式编辑为：采购产品明细.采购需求数量-采购产品明细.已采购数量，操作如下：

2.4.2 查询

「采购入库」、「采购退货」和「采购订单执行跟踪」标签页均通过 查询 功能分别关联了采购入库、采购退货以表单和采购订单-入库-退货-对账执行统计聚合表。

以「采购入库」为例，通过查询，将该采购订单有关的入库数据全部查询并显示出来，操作如下：

2.4.3 流程设计

采购订单流程是由采购合同发起节点、主管审批以及打印合同节点组成，在对应节点中开放表单中的相关 字段权限，具体设置如下：

2.4.4 效果演示

1）企业发起采购订单合同：

2）主管在收到审批待办后，完成合同审批，并可打印合同：

三、数据统计看板搭建

采购管理部分是由采购需求统计、采购订单统计以及采购执行跟踪 3 张看板组成，以更好的满足企业的数据查看需求。

3.1 采购需求统计

采购需求统计是由产品采购需求明细、产品采购需求统计以及采购需求-订单执行统计三个部分组成，如下：

3.1.1 采购需求-订单执行统计

采购需求-订单执行统计是对采购需求池中的数据进行汇总计算，得到各采购需求的相关采购数量。

这里需要用到简道云高级功能：

聚合表：可以对多表进行关联计算，展示实时计算结果。

采购需求-订单执行统计聚合表的具体计算已在模板中完成，如下：

聚合表「采购需求-订单执行统计」的设置步骤如下：

注：在指标中进行计算时，我们提前从所有关联的表单中各抽取一个字段，进行先加后减，作为计算公式中的固定组成部分，可以有以下 2 点作用：

确保公式能够涵盖所有相关表单，避免出现 聚合表计算错误的情况说明 中的情况；方便您更加快速地新建指标，进行计算。

3.1.2 效果演示

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件、分析统计模块查看各项数据，效果如下：

3.2 采购订单统计

3.2.1 看板组成

采购订单统计看板是由采购订单统计、供应商采购统计、产品采购统计以及产品采购价格-波动统计 4 个模块组成，均是对「采购订单」表单数据的分析与展示，具体的设置内容可以在模板中进行查看。

采购订单统计：支持查看采购金额趋势、采购订单明细等数据；供应商采购统计：支持查看供应商采购的数量、价格等汇总数据；产品采购统计：支持查看产品的数量、价格等汇总数据；产品采购价格-波动统计：支持查看按月统计的产品采购价格波动数据。

看板组成如下：

3.2.2 效果演示

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件、分析统计模块查看各项数据，效果如下：

3.3 采购执行跟踪看板

3.3.1 看板组成

供应商信息查询看板是由采购订单-送货-收货-质检-入库-退货-对账执行跟踪、采购出入库统计 2 部分组成。

其中，采购订单-送货-收货-质检-入库-退货-对账执行跟踪部分的具体搭建可参见：经营看板 >> 采购订单看板。

看板组成如下：

3.3.2 效果演示

完成看板设计后，可通过各个快速筛选条件、分析统计模块查看各项数据，效果如下：

四、常见问题

1.搭建采购管理系统需要注意哪些问题？

一、需求分析与规划

明确业务需求深入了解企业采购流程的各个环节，包括采购申请、审批流程、供应商选择、订单管理、入库验收、退货处理等。与采购部门、财务部门、仓库管理部门等相关部门充分沟通，确保系统能够满足各部门的实际工作需求。例如，采购部门可能强调供应商管理的灵活性和采购订单的快速生成；财务部门关注采购成本核算和付款流程的准确性；仓库管理部门则注重货物入库和库存管理的便捷性。确定系统功能模块根据业务需求，规划系统的功能模块，如供应商管理模块、采购订单模块、库存管理模块、报表分析模块等。明确每个模块的具体功能和相互之间的关联。例如，供应商管理模块应包括供应商信息录入、资质审核、绩效评估等功能；采购订单模块要实现订单创建、审批、跟踪等功能。

二、供应商管理

供应商信息准确性建立完善的供应商信息数据库，确保供应商的基本信息（如名称、地址、联系方式、经营范围等）、资质信息（如营业执照、生产许可证等）以及交易历史信息准确无误。可以设置信息审核机制，对新录入的供应商信息进行严格审核，防止错误信息进入系统。供应商评估与分类制定供应商评估标准，从产品质量、价格、交货期、服务水平等多个维度对供应商进行定期评估。根据评估结果对供应商进行分类管理，如优质供应商、合格供应商、潜在风险供应商等。系统应能够自动生成供应商评估报告，为采购决策提供依据。

三、采购流程规范

采购申请与审批流程规范采购申请的格式和内容，要求申请人明确采购物品的名称、规格、数量、预算等信息。建立合理的审批流程，根据采购金额、物品类别等因素设置不同的审批层级。系统应能够实时跟踪采购申请的审批进度，提醒相关人员及时处理。采购订单管理采购订单应包含详细的采购信息，如供应商名称、采购物品、数量、价格、交货日期等。系统要实现对采购订单的创建、修改、取消等操作的有效管理。同时，要能够实时跟踪采购订单的执行情况，包括供应商确认订单、发货情况、预计到货日期等。

四、库存管理

库存数据准确性确保库存数据的实时更新，无论是货物入库、出库还是库存盘点，系统都要能够准确记录库存数量和状态。可以采用扫码技术、RFID 等手段提高库存数据采集的准确性和效率。库存预警机制建立库存预警机制，根据企业的实际需求设置安全库存、最低库存和最高库存等指标。当库存数量达到预警值时，系统应能够及时发出预警信息，提醒相关人员采取补货或调整库存等措施。

五、数据安全与集成

数据安全保护采购管理系统涉及企业大量的敏感信息，如供应商信息、采购价格、库存数据等。要采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施确保数据安全。例如，对不同用户设置不同的访问权限，只有授权人员才能访问和修改相关数据。系统集成如果企业已经使用了其他相关系统，如 ERP 系统、财务系统等，要考虑采购管理系统与这些系统的集成问题。实现数据的共享和交互，避免数据重复录入和不一致性。例如，采购管理系统中的采购订单数据应能够同步到 ERP 系统中，以便进行生产计划安排和成本核算。

六、用户培训与支持

用户培训对使用采购管理系统的员工进行全面培训，包括系统的功能介绍、操作流程、常见问题处理等。确保员工能够熟练使用系统，提高工作效率。可以采用集中培训、线上培训、现场指导等多种方式进行培训。技术支持建立技术支持团队或与供应商签订技术支持协议，确保系统在运行过程中出现问题时能够及时得到解决。技术支持团队要能够快速响应用户的问题，提供有效的解决方案。

2.如何评估和选择适合企业的采购管理系统？

一、明确企业需求

采购流程分析详细梳理企业现有的采购流程，包括采购申请、审批流程、供应商选择、订单管理、入库验收、退货处理等各个环节。了解每个环节的具体操作方式、涉及的部门和人员，以及存在的问题和痛点。例如，确定采购申请是否需要多层审批，审批流程是否复杂且耗时；供应商选择是否缺乏科学的评估标准；订单跟踪是否困难等。功能需求确定根据采购流程分析结果，确定企业对采购管理系统的功能需求。这可能包括供应商管理功能（如供应商信息录入、资质审核、绩效评估等）、采购订单管理功能（如订单创建、审批、跟踪等）、库存管理功能（如库存数据更新、预警机制等）、报表分析功能（如采购成本分析、供应商绩效分析等）以及与其他系统的集成功能（如与 ERP 系统、财务系统集成）等。

二、评估系统功能

核心功能匹配度对候选采购管理系统的核心功能进行评估，看其是否能够满足企业的基本需求。例如，供应商管理模块是否支持多维度的供应商评估和分类；采购订单模块是否能够实现复杂的审批流程和实时订单跟踪；库存管理模块是否具备准确的库存数据更新和有效的预警机制等。功能扩展性考虑系统的功能扩展性，即系统是否能够随着企业的发展和需求变化进行功能扩展和升级。例如，企业未来可能需要增加对采购合同管理的功能需求，或者需要与新的业务系统进行集成，所选系统应具备相应的扩展能力。

三、考察系统易用性

界面友好程度评估系统的界面设计是否友好，操作是否简便。一个好的采购管理系统应该具有简洁明了的界面，易于用户理解和操作。例如，采购申请页面应能够清晰地引导用户填写相关信息，审批流程界面应能够直观地展示审批进度。培训成本和难度考虑系统的培训成本和难度。如果系统过于复杂，需要花费大量的时间和资源对员工进行培训，这可能会影响企业的正常运营。选择一个易于培训员工掌握的系统，可以降低培训成本和提高员工使用系统的积极性。

四、评估系统性能

数据处理能力考察系统的数据处理能力，包括数据的录入、存储、查询和分析能力。系统应能够快速准确地处理大量的采购数据，例如，在采购高峰期，能够快速响应订单创建和查询请求，确保数据的准确性和完整性。系统稳定性评估系统的稳定性，即系统在长时间运行过程中是否会出现故障或异常情况。一个稳定的采购管理系统应该能够保证企业采购业务的正常进行，避免因系统故障而导致的采购延误或数据丢失等问题。

五、考虑数据安全

数据加密和保护措施了解系统采用的的数据加密和保护措施。采购管理系统涉及企业大量的敏感信息，如供应商信息、采购价格、库存数据等，这些信息必须得到有效的保护。系统应采用适当的加密技术对数据进行加密，同时设置访问控制机制，确保只有授权人员才能访问和修改相关数据。备份和恢复机制考察系统的备份和恢复机制。为了防止数据丢失或损坏，系统应具备完善的备份和恢复机制，能够定期备份数据，并在需要时快速恢复数据。

六、分析系统成本

采购成本了解系统的采购成本，包括软件许可证费用、模块购买费用等。不同的采购管理系统价格差异较大，企业需要根据自身的预算选择合适的系统。实施成本考虑系统的实施成本，包括系统安装、配置、培训、数据迁移等费用。实施成本可能会对企业的财务状况产生一定的影响，因此需要在选择系统时综合考虑。维护成本分析系统的维护成本，包括软件升级、技术支持、故障排除等费用。维护成本也是企业选择系统时需要考虑的一个重要因素，因为长期的维护费用可能会增加企业的运营成本。

七、参考用户评价和案例

用户评价查看其他用户对候选采购管理系统的评价，可以通过互联网搜索、行业论坛、社交媒体等渠道获取用户反馈。了解用户对系统功能、易用性、性能、数据安全等方面的评价，以及用户在使用过程中遇到的问题和解决方法。成功案例研究系统的成功案例，了解系统在其他企业中的应用情况。通过成功案例可以了解系统是否能够满足不同企业的需求，以及系统在实际应用中所取得的效果。

3.如何保证采购管理系统的安全性和稳定性？

一、技术层面

网络安全防护采用防火墙技术，对系统所在的网络环境进行保护，防止外部网络攻击。防火墙可以根据预设的规则，允许或拒绝网络流量，过滤掉恶意的访问请求。部署入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS），实时监测网络中的异常活动。IDS 可以检测到潜在的入侵行为并发出警报，IPS 则能够在检测到入侵时自动采取措施进行防御，如阻断攻击源。数据加密对系统中的敏感数据，如供应商信息、采购订单数据、价格信息等进行加密处理。可以采用对称加密和非对称加密相结合的方式，确保数据在存储和传输过程中的安全性。例如，在数据存储时，使用对称加密算法对数据进行加密，同时使用非对称加密算法对对称加密的密钥进行加密，这样可以提高数据的安全性。系统架构设计采用可靠的系统架构，如分层架构、分布式架构等。分层架构可以将系统分为不同的功能层，各层之间相互独立，便于维护和扩展。分布式架构则可以将系统的负载分布在多个服务器上，提高系统的处理能力和稳定性。例如，采用三层架构，包括表示层、业务逻辑层和数据访问层，各层之间通过接口进行通信，可以有效提高系统的可维护性和扩展性。

二、管理层面

用户权限管理建立严格的用户权限管理机制，根据用户的角色和职责，为其分配不同的访问权限。例如，采购人员可以创建和修改采购订单，但不能删除已完成的订单；财务人员可以查看订单的财务信息，但不能修改订单的其他内容。定期审查用户权限，确保用户权限的合理性和安全性。当员工的岗位发生变化时，及时调整其权限。操作流程规范制定规范的系统操作流程，包括系统的登录、数据录入、查询、修改等操作。确保用户按照规定的流程进行操作，避免因操作不当而导致系统出现问题。例如，规定用户在登录系统时必须使用强密码，并定期更换密码；在数据录入时，必须按照规定的格式和要求进行填写。数据备份与恢复建立完善的数据备份制度，定期对系统中的数据进行备份。备份的频率可以根据数据的重要性和变化频率来确定，例如，对于重要的业务数据，可以每天备份一次；对于相对不那么重要的数据，可以每周备份一次。同时，要确保备份数据的可用性和完整性，建立备份数据的验证机制，定期对备份数据进行验证。当系统出现故障或数据丢失时，可以及时使用备份数据进行恢复。

三、维护层面

系统更新与补丁管理及时关注系统开发商发布的系统更新和补丁，定期对采购管理系统进行更新。系统更新和补丁可以修复系统中的漏洞和缺陷，提高系统的安全性和稳定性。例如，当系统开发商发布了针对某个安全漏洞的补丁时，要及时下载并安装该补丁，以防止黑客利用该漏洞进行攻击。性能监测与优化建立系统性能监测机制，定期对系统的性能进行监测。监测的内容包括系统的响应速度、数据处理能力、服务器负载等。根据监测结果，对系统进行优化，提高系统的性能和稳定性。例如，如果发现系统的响应速度较慢，可以通过优化数据库查询语句、增加服务器内存等方式来提高系统的响应速度。应急处理预案制定应急处理预案，当系统出现重大故障或安全事件时，能够迅速采取措施进行处理。应急处理预案应该包括故障或事件的报告机制、处理流程、责任分工等内容。例如，当系统出现数据丢失的情况时，按照应急处理预案，迅速启动数据恢复程序，同时通知相关部门和人员，明确各自的责任和任务。